Politique de confidentialité

Ubouk (« nous ») exploite une plateforme multilocataire qui permet aux organisations sportives d’exploiter des portails d’inscription à leur image, d’encaisser des paiements, de communiquer avec les familles et de gérer les participants et le personnel. Notre rôle en vertu des lois sur la protection de la vie privée dépend des renseignements :

• Renseignements que nous contrôlons. Pour les comptes que les gens créent sur Ubouk (propriétaires d’organisation, personnel et titulaires de compte familial), nos dossiers de facturation et nos analyses d’utilisation, Ubouk est l’organisation responsable de ces renseignements personnels. Cette politique décrit comment nous les traitons.
• Renseignements que nous traitons pour une organisation. Lorsque vous vous inscrivez auprès d’une organisation sportive via Ubouk, cette organisation décide quoi recueillir et pourquoi, et en est responsable. Ubouk agit uniquement à titre de fournisseur de services (sous-traitant), traitant ces données selon les instructions de l’organisation. Pour toute question sur l’utilisation de vos renseignements par une organisation précise, communiquez avec cette organisation — consultez sa propre page de confidentialité.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Luciano Votano, administrateur. Joignez notre responsable de la protection des renseignements personnels à hello@votanoasia.com, ou par courrier à VOTANO ASIA SOLUTIONS LIMITED, Unit 2A, 17/F, Glenealy Tower, No. 1 Glenealy, Central, Hong Kong.

• Détails du compte — nom, courriel, téléphone, mot de passe haché et toute photo de profil.
• Organisation et facturation — profil de l’organisation, identifiants du compte de versement, contact de facturation et détails de l’abonnement.
• Renseignements sur le participant (y compris ceux des enfants) — noms, dates de naissance, genre, notes médicales, personnes à contacter en cas d’urgence, réponses aux formulaires personnalisés et décharges signées. Nous recueillons ceci au nom de l’organisation auprès de laquelle vous vous inscrivez.
• Renseignements de paiement — les paiements sont traités par notre fournisseur de paiement (Stripe). Nous ne stockons pas les numéros de carte complets; nous ne conservons que des références telles que la marque de la carte, les quatre derniers chiffres, les montants et les reçus.
• Communications — les messages que nous vous envoyons, si les courriels ont été livrés ou ouverts, et votre consentement et vos préférences marketing.
• Documents — les fichiers que vous ou une organisation téléversez (p. ex. documents clients ou RH).
• Utilisation et données techniques — données de journal, analyses de pages vues de première partie, renseignements généraux sur l’appareil/le navigateur, et un identifiant de visiteur aléatoire stocké dans votre navigateur.

• Fournir, exploiter et sécuriser la plateforme et votre compte.
• Traiter les inscriptions, les paiements, les remboursements et les reçus.
• Envoyer des messages transactionnels (confirmations, reçus, rappels) et, uniquement avec votre consentement, des messages marketing dont vous pouvez vous désabonner à tout moment.
• Fournir du soutien et répondre aux demandes.
• Détecter et prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité, et enquêter à leur sujet.
• Produire des statistiques agrégées pour maintenir et améliorer le service.
• Respecter les obligations légales, fiscales et comptables.

Nous nous appuyons sur votre consentement et sur ce qui est nécessaire pour fournir un service que vous avez demandé. Les courriels marketing ne sont envoyés qu’avec votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment.

Enfants. Un parent ou tuteur doit créer le compte et fournir les renseignements utilisés pour inscrire un mineur. Le consentement pour les renseignements personnels d’un mineur doit être donné par un parent ou tuteur, sauf si la loi du lieu de résidence du mineur permet au mineur de consentir lui-même. En inscrivant un enfant, vous confirmez avoir l’autorité de fournir ses renseignements et de consentir en son nom.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels. Nous les communiquons aux fournisseurs qui nous aident à exploiter la plateforme, dans le cadre de contrats limitant leur utilisation à la prestation des services qui nous sont destinés :

• Stripe — traitement des paiements et versements (États-Unis / Irlande).
• Resend — envoi de courriels (États-Unis).
• Cloudflare R2 — stockage de fichiers/documents (mondial).
• Turso — hébergement de la base de données (États-Unis / mondial).
• Vercel — hébergement de l’application (États-Unis).
• Upstash — limitation des requêtes et protection du service ; les régions dépendent du compte configuré.
• Twilio — envoi de SMS lorsque cette fonction est activée.
• OpenAI, Anthropic, Mistral, DeepSeek — fournisseurs IA disponibles. Seul le fournisseur sélectionné et évalué reçoit la demande ; une option mentionnée n’est pas nécessairement active. Toute connexion intermédiaire doit aussi être évaluée.

Les renseignements personnels peuvent être stockés, traités ou consultés hors de votre pays ou région, notamment à Hong Kong, où Ubouk est établi, et aux États-Unis. Des accès administratifs autorisés peuvent également avoir lieu depuis la Chine continentale et la Belgique. Avant de traiter des renseignements personnels réels par un fournisseur ou dans le cadre d’un accès depuis l’étranger, Ubouk exige une évaluation documentée des facteurs relatifs à la vie privée et les garanties contractuelles applicables.

L’organisation auprès de laquelle vous vous inscrivez reçoit aussi vos renseignements d’inscription et en est responsable. Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou pour protéger les droits et la sécurité.

L’Assistant Ubouk facultatif aide le personnel autorisé à travailler avec les données de son organisation. Les messages, les renseignements demandés et les images ou PDF examinés sont transmis au fournisseur IA sélectionné. Le texte libre et les pièces jointes peuvent contenir des renseignements sensibles ; les utilisateurs doivent retirer les renseignements qui ne sont pas nécessaires à leur demande.

L’assistant ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets juridiques ou des effets importants similaires sur une personne. Si cela change, nous le signalerons et fournirons les renseignements concernant la prise de décision automatisée.

Nous conservons les renseignements personnels pour les finalités décrites ci-dessus et les obligations légales applicables, puis nous les supprimons ou les anonymisons. Les événements de consultation des pages du portail deviennent admissibles à la suppression planifiée après 365 jours et les conversations avec l’assistant après 90 jours sans activité. Des gels de conservation documentés peuvent différer la suppression.

Les copies individuelles des courriels et SMS marketing deviennent admissibles à la suppression trois ans (1 095 jours) après leur envoi. Les événements individuels d’ouverture et de clic deviennent admissibles trois ans (1 095 jours) après chaque événement. Le contenu personnalisé du message et le détail du suivi par destinataire sont supprimés à leurs échéances respectives ; les totaux des campagnes, modèles, contacts et preuves de consentement suivent des règles de conservation distinctes. La suppression intervient au prochain passage réussi de la tâche planifiée, sous réserve des gels documentés.

Les sauvegardes chiffrées gérées deviennent admissibles à la suppression après 30 jours et sont limitées à 30 versions. La suppression intervient au prochain passage réussi de la tâche planifiée. Des gels de conservation documentés peuvent prolonger cette période. L’effacement dans le service actif ne retire pas immédiatement toutes les copies de sauvegarde.

Nous utilisons le chiffrement en transit, des mots de passe hachés, des contrôles d’accès fondés sur les rôles, une isolation stricte des données par organisation et des liens signés à durée limitée pour les documents privés. Aucun système n’est parfaitement sécurisé, mais nous nous efforçons de protéger vos renseignements et de limiter l’accès à ceux qui en ont besoin.

Sous réserve des limites légales, vous pouvez nous demander de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• Les rectifier ou les mettre à jour ;
• Les supprimer ou faire cesser leur diffusion lorsque la loi le permet ;
• Retirer votre consentement, notamment aux communications marketing ;
• Recevoir une copie des renseignements personnels informatisés que vous avez fournis, dans un format technologique structuré (portabilité).

Pour exercer un droit, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous répondrons dans les 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Bureau du commissaire à la protection des données personnelles de Hong Kong (PCPD) ou l’autorité de protection des données de votre propre juridiction.

Pour les questions relevant du droit québécois de la protection des renseignements personnels, vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

Lorsqu’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence les personnes concernées et les autorités compétentes lorsque cela est requis, et nous tenons un registre de ces incidents.

Nous utilisons des témoins essentiels nécessaires pour vous garder connecté, ainsi que des analyses de pages vues de première partie. Nous n’utilisons pas de publicité de tiers ni de traceurs intersites. Vous pouvez désactiver le suivi des pages vues à l’aide du lien « Ne pas me suivre » dans le pied de page de toute page du portail.

Le suivi des courriels est facultatif et se choisit séparément pour chaque club. Lorsque vous l’autorisez, les nouveaux courriels marketing peuvent contenir une image de suivi et des liens suivis fournis par Resend. Les ouvertures et clics sont associés au destinataire et au message afin que le club mesure ses campagnes et personnalise ses relances. Sans cette autorisation, les nouveaux courriels utilisent un expéditeur sans suivi des ouvertures ni des clics.

Vous pouvez retirer le suivi dans vos préférences de communication du club ou au moyen du lien de préférences d’un courriel marketing, tout en continuant à recevoir les courriels marketing que vous avez autorisés. Les courriels essentiels aux inscriptions ne sont pas affectés. Le suivi des pages du portail possède son propre choix « Ne pas me suivre ». Le retrait du suivi ne supprime pas automatiquement les renseignements déjà recueillis : contactez le club ou notre responsable de la protection des renseignements personnels pour ces demandes. Les protections des messageries peuvent modifier les statistiques d’ouverture ; celles-ci ne prouvent pas qu’une personne a lu un message.

Nous pouvons mettre à jour cette politique. Si les changements sont importants, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous en aviser. La date de « dernière mise à jour » ci-dessus indique la version actuelle.

Questions ou demandes de confidentialité : hello@votanoasia.com. Contact général : VOTANO ASIA SOLUTIONS LIMITED, Unit 2A, 17/F, Glenealy Tower, No. 1 Glenealy, Central, Hong Kong.